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东方证券积极防控疫情

2020年02月01日  15:19  

一、东方证券把疫情防控工作作为当前重大任务来抓,已建立组织保障机制,把疫情防控工作要求落到实处。在公司党委的领导下,公司在第一时间即成立了以党委书记、董事长潘鑫军为组长,党委副书记、总裁金文忠为副组长的疫情防控领导小组,进行统一领导和决策部署。以党委副书记、纪委书记杜卫华为组长的疫情防控工作小组,根据公司党委、疫情防控领导小组的整体要求,统一协调落实疫情防控的具体工作。

公司党委积极贯彻落实党中央对新型冠状病毒感染肺炎疫情的重要指示精神,落实好中央、市委和上级党委关于做好疫情防控工作的通知要求,做到统一领导、统一指挥、统一行动。各级党组织领导班子和领导干部特别是主要负责同志,坚守岗位、靠前指挥。各基层党组织和广大党员积极发挥基层党组织战斗堡垒作用和共产党员先锋模范作用,结合“幸福家园”、“党员责任区”创建实践,扎实做好本部门、本公司的预防和控制工作。公司通过各方面宣传稳定情绪、 增强信心,鼓励员工不信谣、不传谣,并通过工会加强对员工身心健康的关爱,针对疫情重点地区的员工,做好重点跟进以及情绪安抚,帮助员工共度疫情难关。

目前,公司已在人员排查、信息报送、运营保障、客户支持、后勤防控、防疫宣贯等方面进行统一部署,采取了有力的防控和保障措施,兼顾公司安全运营和疫情防控。同时,公司已推动各部门、各子公司制定出相应的应急预案,保障前台交易的效率和客户的安全,确保后台系统的稳定和办公的顺畅。

二、员工调配方面:为统一部署财富管理业务总部及分支机构疫情防控工作,财富管理业务总部成立了总部疫情防控工作小组,根据公司的总体要求,做好疫情防控期间业务运行、客户服务、人员安排等相关统筹工作。财富管理业务总部在公司疫情防控工作通知下发后,根据公司通知的精神和要求,结合财富管理业务条线工作实际,于第一时间向全国分支机构下发了《全力做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作的通知》,明确了疫情防控工作的重要意义、2月3日提前复工前的各项准备,以及做好防控工作的具体要求等内容,为分支机构做好疫情防控、保障各项业务正常运行提供了统一指导和安排。

对开市开业提前于复工的省市和地区的分支机构,财富管理业务总部也做了相应的安排。(一)全面排查分支机构员工情况。我们在1月31日前,就要求各分支机构全面排查所有员工在休假期间外出情况以及身体状况,并做好统计上报。对于疑似“三类”人员、患病人员、外出人员,要求其在家隔离或在家办公,确保在2月1日测试和2月3日开业后到岗的人员是身体健康的。(二)做好申请复工的材料报备。部分省市要求延期复工未对金融机构予以豁免的,总部根据证券监管部门的通知要求和公司安排,为分支机构提供相关材料向地方政府申请力争按时复工开业。对于湖北等疫情重灾区的分支机构,总部全力做好关心和支持的同时,根据当地政府和证监局的要求,支持其暂缓开业的申请。当地投资者依然可以通过电话和网络进行非现场交易。(三)最低配置分支机构岗位人员,保障正常营运。为最大程度降低疫情传播风险,节后上班第一周,各分支机构在全面排查相关人员后,以保障营业部正常运营为前提,合理安排实地到岗人员,第二周根据疫情进展适时做调整。分支机构负责人如无特殊情况且不属于被排查人员范围的,第一周应该到岗工作。如不能及时到岗工作的,要求安排好代职人员,并做好非现场统筹工作。分支机构保障后台营运的关键岗位员工不属于被排查限制到岗的,要求到岗。有条件的分支机构做好关键岗位互为备岗安排。如因运营岗位员工被限制到岗导致关键岗位人员不足的,分支机构可提出申请做内部人员临时调岗,确保合规运营。其他非必须到岗人员,分支机构可以根据实际情况非现场办公,要求非现场办公人员应保证手机畅通。

三、员工关怀方面:因疫情影响,总部从年前起一直密切关注湖北地区3家分支机构员工身体健康状况,采取员工身体健康状况每日报备制度,并根据当地实际情况、特事特办。在武汉封城当日,已协助当地两家分支机构实现投资者非现场交易,保护投资者及员工健康安全。湖北是本次疫情重灾区,本着关心员工客户健康和防控疫情的主旨,根据当地政府要求,总部支持湖北地区三家分支机构暂缓开业的申请,将根据疫情发展情况报备当地监管部后执行。当地投资者依然可以通过电话和网络进行非现场交易。

此外,在有效保护员工及工作机动安排方面,首先是确保到岗员工健康,排除传播隐患。根据公司“严格排查可能产生疫情传播风险”的要求,公司对包括分支机构在内的所有员工进行排摸和统计,确保信息完整、真实、准确,并落实相应措施。

1、针对近期经由疫情重点地区返回工作地的人员(含中转停留);近期接触过疫情重点地区人员的人员;近期接触过确诊患者或疑似患者的、或发现与确诊患者或疑似患者乘坐同一交通工具/同处较小空间的人员,节后医学观察期14天尚未结束的,要求在家办公。

2、针对已确诊感染、被列为疑似病例或已出现疑似感染症状的人员,治疗痊愈且不具备传染性后恢复上班。

3、对假日期间因旅游、探亲等离开当地的人员,除上述两种情况外的,公司全体员工也要做好相关信息登记和上报,原则上开业第一周在家办公。

第二,最低配置到岗人员,确保正常运营。在总部层面,对交易服务、电话咨询、系统维护、资金划转、营运统筹协调等岗位需要人员到岗完成,将人员数量降到最低,相关性质岗位人员到岗压缩到1至2人,其他岗位人员在第一周要求其在家办公。营业部层面,营业部负责人、账户管理、交易管理、合规风控等岗位人员需要到岗,其他人员可以在家办公。

第三,开业前后做好营业场所消毒防护工作。在防控方面,要求分支机构在开业前做好营业场所的消毒工作,并准备好必要数量的口罩、消毒水、体温计等防疫物品,以备员工及到场客户使用,确保落实到位。物资方面,组织分支机构动员各方资源积极筹措,并在异地同城区分支机构之间做好物质资源的调配支持。

四、客户服务方面:目前,公司拟暂停提供营业网点现场交易服务,已经在微信公众号、东方赢家app、各交易软件端都发布了引导客户非现场交易的通知,该通知不但请客户减少前往营业部的频次,还重点公告了我司线上交易的各种通道及我司的各个联络渠道。并且在第一时间通过微信群发布公告给营业部,请各营业部务必做好开市以后营业部现场客户的疏导和防控,并确保每日中后台人员的到岗率,以便为尚未开通非现场交易权限的客户及时开通权限,还必须保障只能线下临柜办理的业务如开通新三板、首次开通创业板、变更第三方存管、开通融资融券、期权、机构等业务的及时办理。

营业部方面,组织分支机构做好客户进行非现场交易和办理业务的引导工作。要求各分支机构从防止疫情扩散和保护投资者健康出发,耐心细致做好解释工作,引导客户采取非现场方式进行交易活动。

一是在营业场所醒目位置张贴引导客户非现场交易公告,二是发送相关通知短信,三是配备人员做好客户现场、电话和网上咨询服务,四是所有员工和客户都必须佩戴口罩进入营业场所,并做好体温监测。

针对现场交易客户仍然较多的分支机构,在做好客户非现场交易引导工作的基础上,要求切实做好营业部场所及交易设施的清洁消毒和客户的健康防护工作。对进入场所的所有客户都要做好体温检测,如发现体温异常的要劝说其回家休息或及时就医。对于场所内未戴口罩的客户要向其说明疫情情况,提醒客户引起重视,劝说客户配戴口罩,有条件的营业部可给客户配发口罩等防护用品。

客户预约单方面,根据中证协集中交易系统相关技术调整的通知,我司已将集中交易系统进行清单回退,重做1月23日清算并完成2月3日交易准备。针对已下达的委托日期为1月31日的委托的客户,采取短信通知及营业部一对一的解释,请客户根据自己意愿可重新报送。

五、系统保障方面:作为公司信息系统运行保障部门,公司系统运行总部始终把确保公司各类系统的安全稳定运行作为首要工作任务。本次疫情发展速度迅猛,因为部门有2003年抗击SARS的保障经验,所以在春节放假前部门就召开专项会议,针对可能因疫情造成的突发状况做好相关应急预案并安排专人落实。春节假期期间,根据疫情变化、监管和沪深交易所有关要求,系统运行总部于1月26日(年初二)成立线上应急工作小组,着手准备《新型肺炎疫情期间应急工作方案》、《节后开市保障工作人员名单》、《营业部开市工作安排》等应急工作方案,针对公司业务运营保障、营业部开市、交易所测试、员工非现场办公等工作提前准备。为节约时间,四十余位参与系统保障的同事在春节期间就已进入工作状态,通过电话、微信等方式协调各方做好准备。

根据沪深交易所通知,原定1月31日的开市时间调整为2月3日,开市时间的临时调整对于系统参数的设置、客户预约委托的处理都增加了相当大的难度,而留给运行部门的时间却不多。1月30日,十余位工作人员奔赴公司外高桥数据中心、中山南路数据中心和东莞南方数据中心,分别进行设备检测、系统准备、应急方案验证等工作;1月31日根据预案对近35套系统进行调整,全方位准备,投入到2月1日交易所全网测试,全力保障公司2月3日正式开市。

同时,鉴于大量员工因疫情将被隔离或无法在公司办公,系统运行总部还抓紧时间对VPN系统和线路带宽进行扩容,全力满足员工的非现场办公需求。

2月3日正式上班后,为避免工作期间的交叉感染风险,部门全体人员将采用AB分班制,每周轮换,所有工作岗位采取最小化部署原则,精简人员,做好“长期战斗”的准备,全力以赴,确保公司信息系统在疫情防控期间安全稳定运行。


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